Neue SMC-B: Und nichts läuft mehr?

Die Praxis- oder Klinikkarte SMC-B ist das zentrale Eintrittstor in die Telematikinfrastruktur. Der Austausch der Karte kann sich aber unerwartet schwierig gestalten

Von Janos Frank

Schätzungsweise 130.000 Einrichtungen im Gesundheitswesen stehen aktuell vor einer wichtigen, aber oft unterschätzten Aufgabe: Die SMC-B-Karte läuft nach fünf Jahren ab und muss erneuert werden. Diese Karte – ausgeschrieben Security Module Card – Betriebsstätte – ist das digitale Ausweisdokument einer Praxis oder Klinik gegenüber der Telematikinfrastruktur (TI). Ohne sie sind zentrale Anwendungen wie KIM, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, der eArztbrief oder Abrechnungsprozesse nicht nutzbar. Was nach einem simplen Austausch klingt, birgt in der Praxis zahlreiche Fallstricke.  

Warum die SMC-B so wichtig ist

Die SMC-B ist mehr als nur eine Chipkarte. Sie ist der digitale Schlüssel für die Identität einer Einrichtung. Jede Betriebsstätte – ob Einzelpraxis, Pflegeeinrichtung oder großes Krankenhaus – weist sich über diese Karte gegenüber der TI aus. Alle Berechtigungen, Freigaben und Adressen sind daran gebunden. Ohne gültige SMC-B funktioniert die Anbindung an die Telematikinfrastruktur schlicht nicht.

Das macht den Kartenwechsel zum potenziellen Risikofaktor: Wenn die Erneuerung fehlschlägt oder organisatorisch falsch gehandhabt wird, steht nicht nur die Technik still – sondern das gesamte Geschäft der Einrichtung.
  
Typische Stolperfallen beim Kartentausch

Freischaltcode übersehen
Jede neu gelieferte Karte kommt mit einem Begleitschreiben. Darin ist ein Freischaltcode vermerkt, der im Bestellportal eingegeben werden muss. Erst damit wird die Karte tatsächlich nutzbar. Viele Anwender übersehen diesen Schritt, weil nur die Karte selbst beachtet wird. Ohne das Freischalten im Bestellportal lässt sich die Karte zwar entsperren und im TI-Portal anzeigen. Aber sie ist nicht aktiv nutzbar – und zentrale Dienste wie KIM oder ePA zeigen unplausible Fehlercodes an.

Bestellung hier, Inbetriebnahme dort
Ein strukturelles Problem liegt darin, dass häufig nur der/die Inhaber*in einer Betriebsstätte oder die Geschäftsführung die SMC-B-Karte bestellen darf. In Betrieb genommen wird sie jedoch meist von der IT-Abteilung oder dem Praxispersonal. Dadurch entsteht ein Bruch: Der/die Besteller*in erhält Post und Zugangsdaten und gibt aber nur die Karte selbst weiter, nicht das wichtige Begleitschreiben. Somit können die Anwender keine Möglichkeit die Karte freizuschalten.  

Unbeabsichtigte Beantragung einer neuen Telematik-ID
Ein besonders gravierender Fehler passiert, wenn beim Austausch der SMC-B versehentlich eine neue Telematik-ID, eine recht lange und kryptische Ziffernfolge, mitbestellt wird. Gerade in Einrichtungen mit mehreren Standorten kann es naheliegend sein, doch einfach nur eine ID für alle Standorte zu nutzen. Doch diese ID ist die eindeutige Kennung, mit der sich eine Einrichtung oder ein*e Leistungserbringer*in in der Telematikinfrastruktur (TI) ausweist. Sie ist sozusagen die „digitale Adresse“ der Praxis, Klinik oder Apotheke. Die Einrichtung einer Telematik-ID ist ein komplexer, formaler Prozess, der mehrere Wochen dauern kann. Bis dahin laufen alle mit der TI verbundenen Prozesse und Geräte nicht.

Fehler in der TI oft lange unsichtbar
Viele Fehler in der TI, so auch beim Wechsel der SMC-B, fallen zunächst gar nicht auf. Eine KIM-Nachricht wird verschickt – ob sie wirklich ankommt, zeigt sich oft erst später. So kann es passieren, dass sich über Wochen Nachrichten stauen, ohne dass es jemand bemerkt. Spätestens wenn Berichte oder Abrechnungsdaten nicht mehr übertragen werden, wird das Problem akut – dann ist der Schaden meist schon groß.
  
Wie sich Probleme mit der neuen SMC-B vermeiden lassen

Begleitschreiben genau lesen
So banal es klingt: Der Freischaltcode muss im Portal eingegeben werden. Ohne diesen Schritt bleibt die Karte wirkungslos.

Keine neue Telematik-ID beantragen, wenn es nicht nötig ist
Bei einem 1:1-Tausch sollte unbedingt nur die Karte erneuert werden – nicht die Telematik-ID. Wer hier im Portal zu schnell „weiterklickt“, riskiert langwierige Umzüge von Postfächern und Berechtigungen.

Frühzeitig die IT einbinden
Die Karte mag auf Geschäftsführungsebene bestellt werden – aber eingerichtet wird sie meist von den IT-Verantwortlichen oder dem Praxisteam. Diese sollten am besten so früh wie möglich alle Informationen zum geplanten SMC-B-Wechsel erhalten.

Checklisten nutzen
Eine klare Vorbereitung spart Zeit und Nerven. Dazu gehören: Zugangsdaten für Router oder Firewalls, Admin-Rechte am Primärsystem, Passwörter und natürlich die Karte selbst. Je besser die Vorarbeit, desto schneller läuft die Umstellung.

Unsere Checkliste für den TI-Anschluss