Kosteneinsparungen dank benutzerzentriertem Design (UCD) đź’¸

Von Andrea Miquel

Bereits 2005 veröffentlichte das Institute of Electrical and Electronic Engineers (IEEE) eine Studie mit dem Titel „Why Software Fails“ („Warum Software scheitert“), die einige Fakten enthielt, die schockierender Weise auch heute noch aktuell sind.

In jenem Jahr wurde geschätzt, dass weltweit eine Billion Dollar für IT-Projekte, einschließlich Hardware, Software und Dienstleistungen, ausgegeben werden würde. Es wurde jedoch davon ausgegangen, dass nur ein kleiner Prozentsatz all dieser Projekte erfolgreich sein würde. Die anderen würden entweder aufgegeben werden, zu spät abgeschlossen oder das geplante Budget überschreiten. Noch vor mehr als 15 Jahren wurden die Kosten für Fehlschläge bei IT-Produkten allein in den Vereinigten Staaten sehr vorsichtig auf 60 bis 70 Milliarden Dollar pro Jahr geschätzt.

Obwohl die meisten Gründe für Softwarefehler bekannt und vorhersehbar sind, werden sie von den Unternehmen noch immer nicht als Geschäftsrisiko behandelt. Als User Experience Beraterin habe ich leider zu oft erlebt, dass Projekte schiefgingen, weil eine Anwendung oder ein System ausschließlich mit dem Fokus auf technische Anforderungen, tolle neue Funktionen oder Geschäftsziele entwickelt wurde. Sie alle hatten ein gemeinsames Merkmal: Sie ließen den Endbenutzer aus der Gleichung heraus. Auf diese Weise ist die Gefahr, dass Anforderungen auf der Grundlage von Annahmen und unrealistischen Anwendungsfällen definiert werden, relativ groß.

Die IEEE-Studie hat auch gezeigt, dass etwa 50 % der Zeit von Entwickler*innen für Nacharbeit oder Fehlerbehebung aufgewendet wird. Solche Änderungen nach Beginn der Entwicklung sind schätzungsweise hundertmal teurer als vor dem Schreiben der ersten Codezeile. In Anbetracht des exponentiellen Kostenanstiegs im Entwicklungsablauf lohnt es sich also, in den frühen Phasen der Projektplanung etwas mehr Zeit und Ressourcen zu investieren, um langfristig höhere Kosten einzusparen.

Es gibt drei einfache Möglichkeiten, mit denen benutzerzentriertes Design (User Centered Design/UCD) die Kosten für Nacharbeit senken kann:

  1. User Research ermöglicht es, die Perspektive des Endnutzers einzubringen, um die Anforderungen zu definieren und die Bedürfnisse und Erwartungen von Anfang an zu ermitteln. Durch Methoden wie Interviews, kontextbezogene Erhebungen oder Umfragen kann der aktuelle Nutzungskontext verstanden und die Funktionalitäten auf der Grundlage realer Anwendungsfälle definiert werden.
  2. Rapid Prototyping hilft, Ideen team- und abteilungsĂĽbergreifend zu kommunizieren und in kurzen Schleifen vor der Entwicklungsphase Feedback einzuholen. Da es sich um ein „schnelles und schmutziges“ Verfahren handelt, werden weniger Anhaftungen erzeugt und der Widerstand, bei Bedarf Ă„nderungen vorzunehmen, verringert. Ein Prototyp kann so einfach sein wie eine Flussstruktur oder ein auf einem Blatt Papier skizzierter Hauptbildschirm.
  3. Durch die Durchführung von Usability-Tests können kritische Probleme mit der Gebrauchstauglichkeit aufgedeckt werden. So haben Sie die Möglichkeit, diese iterativ zu beheben, bevor Sie in die Entwicklungsphase eintreten, in der Änderungen kostspieliger sind. Auch wenn Sie keinen Zugang zu den Endnutzern haben, kann jeder über kritische Usability-Probleme stolpern. Denken Sie daran, dass nichts perfekt ist, also lassen Sie sich auf den Prozess des Entwickelns, Evaluierens und ständigen Anpassens ein.

Ein benutzerorientierter Ansatz kann nicht nur dazu beitragen, die Kosten in der Entwicklungsphase zu senken, sondern auch Zeit und Geld zu sparen, wenn das Produkt bereits auf dem Markt ist.

Nehmen wir als Beispiel eine Software, die für die Verwaltung eines mittelgroßen medizinischen Zentrums entwickelt wird. Sie soll im Idealfall alle analogen Formen der Dokumentation und Prozesse ersetzen. Das reicht von der Terminvergabe über die Patientenakte bis hin zur Digitalisierung aller Formulare. Sie sollte dann für alle Mitarbeitenden eingeführt und von ihnen genutzt werden. Für die Umstellungsphase können wir mit einer ersten internen Schulung rechnen. Hier eine grobe Kostenschätzung dazu:

  • Schulung 3 Tage/Jahr (Vollzeit) = 24h x 100 Mitarbeiter = 2.400h
  • 2.400h x 18€/Stunde (durchschnittliches Assistenzarztgehalt) = 43.200€

Hinzu kommen die investierte Zeit der Ausbilder und die Zeit, die fĂĽr die Vorbereitung der Materialien aufgewendet wird:

  • Moderationszeit des Ausbilders = 3 Tage (Vollzeit) = 24h x 10 mal im Jahr = 240h
  • Vorbereitungszeit des Trainers = 10 Tage = 80h
  • (80h + 240h) x 30€/Stunde = 9.600€
  • Gesamtkosten der Ausbildung (43.200€ + 9.600€) = 52.800€

Nehmen wir an, dass wir ein Prototyp der Anwendung mit einigen Benutzern getestet haben, bevor wir mit der Entwicklung begonnen haben. Dank der Ergebnisse konnten wir einige Probleme erkennen und beheben, die die allgemeine Benutzerfreundlichkeit der Schnittstelle beeinträchtigten. Wir schätzen auf Basis unserer langjährigen Erfahrung, dass die Schulungszeit um 30 % verkürzt werden könnte, nachdem die kritischen Gebrauchstauglichkeitsprobleme behoben wurden.

Das medizinische Zentrum in diesem Beispiel würde demnach 15.840 € pro Jahr einsparen. Wie Sie sehen, kann selbst eine moderate Auswirkung eine erhebliche Kostenreduzierung bedeuten. Darüber hinaus können wir davon ausgehen, dass die Kosten durch einen Rückgang der Anrufe beim Helpdesk weiter gesenkt werden, da die Software intuitiver wäre und die Benutzer bei der effizienten Erledigung ihrer Aufgaben unterstützt.

Der Return on Investment (ROI) und die Kostensenkung sind Möglichkeiten, den Nutzen von UCD in Projekten zu messen. Andere messbare Parameter, die den Umsatz steigern können, sind die Benutzerzufriedenheit (mehr Nutzung, Zeitersparnis, mehr Registrierungen), das Benutzerengagement (mehr Konversionen, weniger Abbrüche) und die Fehlerreduzierung. Diese können nach der Entwicklung sowohl mit qualitativen als auch mit quantitativen Methoden gemessen werden und dazu beitragen, die Effektivität der Anwendung zu beurteilen.

Sie möchten mehr über Design von Medizinprodukten erfahren? Wir beraten Sie gerne: digitale-medizinprodukte.de

Zum Weiterlesen bzw. -schauen: