KIM in Pflegeeinrichtungen: So gelingt die Einführung

Auf einen Blick:

KIM Schritt für Schritt in den Arbeitsalltag integrieren

KIM-Adressen und Zuständigkeiten sinnvoll organisieren

KIM auch unabhängig vom Primärsystem nutzen

TI-Pauschale zur Refinanzierung von TI und KIM nutzen

Die KIM-Adresse ist eingerichtet, die technische Anbindung steht – und trotzdem stellt sich für viele Pflegeeinrichtungen die Frage: Wie wird KIM jetzt eigentlich im Arbeitsalltag genutzt? Welche KIM-Adressen werden benötigt, wer soll Zugriff darauf haben und mit welchen Partnern kann die Kommunikation starten?

Für einen erfolgreichen Einstieg muss dabei nicht gleich die gesamte Kommunikation einer Pflegeeinrichtung umgestellt werden. Sinnvoller ist es, KIM Schritt für Schritt in die bestehenden Abläufe zu integrieren.

Welche KIM-Adressen braucht eine Pflegeeinrichtung?

Eine eigene KIM-Adresse für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter ist nicht notwendig. Stattdessen empfiehlt es sich, KIM-Adressen an Funktionen und Aufgaben zu knüpfen. So kann beispielsweise eine Adresse für die zentrale Kommunikation oder für einen bestimmten Wohnbereich eingerichtet werden.

Entscheidend ist, dass klar ist, wofür eine Adresse genutzt wird und wer dafür zuständig ist. Die Adresse bleibt dabei bestehen, auch wenn es einen Personalwechsel gibt. Außerdem sollte ein eindeutiger Einrichtungs- bzw. Trägername gewählt werden, damit die Adresse von anderen Leistungserbringern einfach gefunden werden kann.

Auch beim Zugriff gilt: Nicht jeder Mitarbeitende braucht Zugriff auf KIM. Die Berechtigungen sollten sich danach richten, welche Aufgaben eine Person übernimmt und ob sie medizinische Informationen über KIM bearbeitet.

Wer kümmert sich um eingehende KIM-Nachrichten?

Damit KIM im Arbeitsalltag funktioniert, sollten die Zuständigkeiten von Anfang an klar sein. Zum Beispiel:

• Wer liest eingehende KIM-Nachrichten?
• Wer beantwortet sie?
• Wie schnell werden Nachrichten bearbeitet?
• Wie werden die Informationen dokumentiert oder weitergeleitet?
• Welche Betreffzeilen und Ablageregeln gelten?

Für jedes Funktionspostfach kann eine verantwortliche Person oder ein Team festgelegt werden. Sinnvoll ist außerdem eine Vertretung, damit auch bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel klar ist, wer sich um die Nachrichten kümmert.

Wo wird KIM genutzt?

Auch die technische Einbindung sollte zur Pflegeeinrichtung und ihren bestehenden Arbeitsabläufen passen. Deshalb lohnt sich ein Blick auf das vorhandene Primärsystem: Lässt sich KIM direkt darin nutzen oder passt eine primärsystemunabhängige Lösung besser?

Eine Möglichkeit ist beispielsweise der KIM-Mailer von AKQUINET. Damit können Pflegeeinrichtungen KIM unabhängig vom eingesetzten Primärsystem nutzen. KIM-Nachrichten lassen sich dabei ähnlich wie normale E-Mails versenden und empfangen. Darüber hinaus bietet der KIM-Mailer die Verzeichnisdienstsuche, eine Art digitales Telefonbuch für das Gesundheitswesen, in dem alle registrierten KIM-Adressen aufgeführt werden. Pflegeeinrichtungen können dort die KIM-Adressen anderer Leistungserbringer einfach finden, anstatt Telefonnummern oder E-Mail-Adressen recherchieren zu müssen. Das erleichtert die Zusammenarbeit und kann gerade bei regelmäßigen Abstimmungen Zeit sparen.

Der KIM-Mailer kann insbesondere für Einrichtungen interessant sein, die KIM nutzen möchten, deren Primärsystem aber keine passende KIM-Funktion bietet oder bei denen eine direkte Integration aktuell nicht vorgesehen ist. Auch für den Einstieg in KIM kann eine webbasierte Lösung eine unkomplizierte Möglichkeit bieten, erste Anwendungsfälle umzusetzen und Erfahrungen mit der digitalen Kommunikation zu sammeln.

Was tun, wenn ein Kommunikationspartner weiterhin faxen möchte?

Nicht jeder Kommunikationspartner wird direkt auf KIM umsteigen. In der Praxis kann es deshalb vorkommen, dass weiterhin per Fax kommuniziert wird.

Hier hilft vor allem, die Partner über die eigene KIM-Adresse und die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation zu informieren. Konkrete Beispiele können dabei zeigen, wie sich die Kommunikation über KIM im Arbeitsalltag vereinfachen lässt. Auch ein persönliches Gespräch kann helfen, offene Fragen zu klären.

Natürlich können mehrere Kommunikationswege parallel genutzt werden. Ziel sollte jedoch sein, die Kommunikation nach und nach auf KIM umzustellen, sobald die entsprechenden Partner dafür bereit sind. Wichtig ist auch, die eigene KIM-Adresse bekannt zu machen. Die gematik empfiehlt beispielsweise, sie in die E-Mail-Signatur aufzunehmen. So ist für andere Leistungserbringer direkt sichtbar, dass die Einrichtung auch über KIM erreichbar ist.

Wie lässt sich KIM in Pflegeeinrichtungen refinanzieren?

Bei der Einführung von KIM stellt sich für Pflegeeinrichtungen auch die Frage nach der Finanzierung. Tatsächlich können die Kosten für die TI-Anbindung und den laufenden Betrieb durch die TI-Pauschale zu 100% refinanziert werden. So stellt die Nutzung von KIM keine zusätzliche finanzielle Belastung dar. Aktuell beträgt die Höhe der TI-Pauschale 213€ pro Monat. Voraussetzung für die Auszahlung, die durch den GKV-Spitzenverband abgewickelt wird, ist dass alle nötigen Komponenten wie TI-Gateway, Kartenlesegerät, eHBA, SMC-B und eine KIM-Adresse vorhanden und in Betrieb sind.

KIM Schritt für Schritt in den Alltag integrieren

KIM erfolgreich einzuführen, bedeutet nicht, von heute auf morgen sämtliche Kommunikationswege umzustellen. Entscheidend ist vielmehr, mit passenden Anwendungsfällen zu starten, Zuständigkeiten zu klären und die neuen Abläufe Schritt für Schritt in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Dabei kommt es nicht nur auf die technische Anbindung an. Ebenso wichtig sind klare KIM-Adressen, geregelte Zuständigkeiten und Kommunikationspartner, mit denen sich die ersten Anwendungsfälle umsetzen lassen. So kann KIM Schritt für Schritt zu einem festen Bestandteil der digitalen Kommunikation zwischen Pflegeeinrichtungen, Arztpraxen, Apotheken, Kliniken und weiteren Akteuren im Gesundheitswesen werden und einen echten Mehrwert im Arbeitsalltag bieten.