KIM ist installiert – aber wird es auch genutzt?  

Ein Gespräch mit Thomas Ultsch  

Mit dem geplanten GeDIG-Gesetz soll das Fax bis 2029 schrittweise aus dem Kommunikationsprozess insbesondere als Übertragungsmedium für Patientendokumente im Gesundheitswesen verschwinden. KIM soll die Lücke neben dem TI-Messenger vollständig in allen Sektoren füllen. Formal ist KIM in der Fläche längst angekommen: Mehr als 160.000 Leistungserbringer haben mindestens eine KIM-Adresse. Trotzdem hören wir in Gesprächen mit ihnen häufig: „KIM haben wir installiert, nutzen es im Alltag aber nicht.“ Thomas Ultsch verantwortet bei AKQUINET die Lösungen rund um KIM. Er erklärt, warum KIM oft nicht genutzt wird und wie KIM mit Mehrwert im Prozess der Kommunikation zum Einsatz kommen kann.  

Die Zahlen zum KIM-Einsatz klingen gut. Wird KIM auch tatsächlich im Alltag bei den Leistungserbringern genutzt?  

Grundsätzlich haben viele Leistungserbringer im Gesundheitswesen KIM eingerichtet, weil sie es aufgrund gesetzlicher Vorgaben mussten. Viele haben sich aber nicht vorher gefragt: Was kann, will und muss ich mit einer KIM-Installation erreichen? Welche Prozesse kann ich verbessern oder sogar neu und besser gestalten? Das bloße Einrichten der KIM-Adresse führt nicht automatisch zur Kommunikation im Medizinwesen und stellt schon gar nicht den ersten Schritt der Prozessoptimierung im Rahmen der Digitalisierung dar. Die wirkliche Nutzung von KIM geht aus meiner Sicht eher schleppend voran. Unsere Beratung insbesondere auch in den neuen Sektoren, die sich verpflichtend an die TI anbinden müssen, setzt da an, das zu forcieren. Wir erklären den Fachdienst der gematik, insbesondere auch seinen technischen Aufbau, hinterfragen die Anforderungen und setzen dann bei den unterschiedlichen Nutzungsszenarien entsprechend auf.  

Was kann ich mir darunter genau vorstellen oder welche Szenarien siehst Du?  

Wir haben uns aufgrund einer Vielzahl unterschiedlicher Gespräche eine Matrix der Anforderungen aufgebaut, die wir in unserer Beratung und den erarbeiteten Lösungen für die Nutzung von KIM präsentieren und umsetzen können.  
 
Wir haben z. B. den Leistungserbringer, der nur wenige KIM-Nachrichten empfängt und schreibt, dies über eine KIM-Adresse teilweise eingebettet in seiner Praxissoftware.  
Der Zusammenschluss in MVZs mit mehreren KIM-Adressen oder das klassische Gesundheitsamt stellen die nächste Gruppe der KIM-Anwender, die auch nicht viel Trafik auf der KIM-Mail erzeugen, teilweise aber auch in Primärsystemen integriert arbeiten. Die dritte Gruppe stellen die KIM-Nutzer, die eine Vielzahl von Mails am Tag empfangen und senden (Massenmails), wie z. B. Abrechnungsdienstleister oder behördliche Institutionen.  
Die letzte Gruppe sind Leistungserbringer, die in der Regel keine Primärsysteme nutzen aber Prozesse etabliert haben, die die Digitalisierung nutzen, um effizienter zu arbeiten oder große Leistungserbringer mit paralleler Nutzung von KIM.  

Können oder wollen die Leistungserbringer KIM nicht nutzen?  

Leistungserbringer sind interessiert an gut funktionierenden Prozessen. KIM muss das wie alle anderen Digitalisierungsmaßnahmen unterstützen, sonst wird es nicht genutzt. Auf der anderen Seite stehen die hohen Sicherheitsanforderungen seitens der gematik für alle TI-Dienste, damit die Daten und Prozesse gesichert sind. Im Umkehrschluss heißt das, KIM muss vollständig in den Arbeitsablauf der Leistungserbringer integriert werden. Unsere Lösungen bringen den Fachdienst in die entsprechenden Anwendungsszenarien.

Mit welchen Einrichtungen führst du Beratungen zu KIM durch und warum?  

Das sind verschiedene Leistungserbringer mit, wie schon gesagt, unterschiedlichen prozessualen Anforderungen an die KIM.  
Eine Gruppe sind Kliniken und medizinische Versorgungszentren, eine weitere die Gesundheitsämter und behördlichen Einrichtungen. Aber auch Abrechnungsdienstleister und Labore, welche ein hohes Aufkommen an ein- und ausgehenden KIM-Mails haben.   
Wir reden mit Rehaeinrichtungen und -kliniken, Pflegediensten, Heil- und Hilfsmittelerbringern aber auch mit Herstellern von Primärsystemen.  

Wie kann der KIM-Mailer hier helfen?  

Der KIM-Mailer ist für Situationen gedacht, in denen mehrere Personen auf ein KIM-Postfach zugreifen müssen, die Integration in ein Klinikinformations- oder anderes Primärsystem aber nicht sinnvoll oder gewünscht ist. Er ist eine eigenständige Anwendung, die direkt auf das KIM-Postfach zugreift, ähnlich wie ein gewohnter Mail-Client. Der Medizinische Fachangestellte sieht damit sofort, was eine behandelnde Ärztin per KIM geschickt hat, ohne dafür das Klinikinformationssystem öffnen zu müssen. Genau dafür setzen größere Kliniken den KIM-Mailer aktuell ein, die an vielen Arbeitsplätzen einen einfachen Lesezugriff auf ihre KIM-Postfächer geben.  

Welche weiteren Leistungserbringer suchen nach KIM-Lösungen?  

Eine weitere interessante Gruppe sind Medizinische Dienste. Sie möchten KIM als integrierten Prozessbestandteil aufnehmen und optimiert als Informationsquelle nutzen. Acht Bundesländer haben sich hier für eine unserer Lösungen (KIM2MAIL) entschieden und arbeiten integriert in Exchange oder Notes. Denn sie müssen sicher mit Kliniken, Kassen und Ärzten kommunizieren. Eine weitere Gruppe von Interessenten im Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD) stellen die Gesundheitsämter dar. Hier haben nur einige Abteilungen direkte Arzt-Patienten-Kontakte, wie zum Beispiel bei der Schuleingangsuntersuchung, der psychischen Beratung oder beim Infektionsschutz (Impfwesen). Diese Personen möchten KIM innerhalb ihrer Primäranwendung nutzen, die anderen Bereiche benötigen andere prozessintegrierte günstigere Lösungen für die Nutzung von KIM.  

Wie lässt sich KIM denn in Gesundheitsämtern nutzen?

Auch wenn es noch keine gesetzliche Verpflichtung gibt, vielschichtig!  Wir bieten zum einen KIM as a Service an, das KIM-Clientmodul wird von uns und nicht von den Mitarbeitenden im Gesundheitsamt betrieben. Wir liefern zum anderen für schnelle und gleichzeitige Zugriffe optional einen KIM Mailer oder wir binden z. B. die KIM-Adresse mit unserer Lösung KIM2Mail in die vorhandene Prozessketten der Nutzung von Exchange- oder Notes-Umgebungen ein. In letzterem Fall arbeiten die Teams im Gesundheitsamt im gewohnten Postfach und können eingehende KIM-Nachrichten in einem mit entsprechenden Rollen- und Berechtigungsmodellen ausgestattetem Funktionspostfach empfangen. Der Transportweg findet gesichert statt.  Antworten gehen ebenfalls wieder gesichert zurück in die Telematikinfrastruktur, inklusive Prüfung über den Verzeichnisdienst, ob ausgewählte Adressen überhaupt KIM-berechtigt sind. So kann jede Abteilung KIM nutzen, ohne dass ihr komplettes Verfahren umgebaut werden muss.  

Was rätst du Einrichtungen, die ihre Prozesse rund um KIM planen?  

Die Telematikinfrastruktur und insbesondere KIM bieten – richtig genutzt – enormes Potential für prozessuale Verbesserungen und Effizienz in der Kommunikation und im Austausch von Dokumentationen. Die entscheidende Frage ist immer: Wie läuft der Prozess bei mir konkret, wie soll er künftig laufen und was soll KIM darin leisten? Wenn dies klar ist, lässt sich sagen, ob eine Lösung wie KIM2Mail, der KIM-Mailer oder eine tiefere Integration ins Primärsystem die richtige Lösung ist. Der initiale Aufwand – also die Planung, technische Einrichtung und Einführung eines neuen Soll-Prozesses – zahlt sich sehr bald aus. 

Danke für das Gespräch, Tom!